Choisir son meuble archives

 Votre meuble archives doit répondre à plusieurs objectifs. Découvrez les critères à prendre en compte dans votre choix. La méthode de classement des archivistes selon les “trois âges” peut être vous guider.

5 CRITERES A PRENDRE EN COMPTE DANS LE CHOIX D'UN MEUBLE ARCHIVES.

Il existe de nombreux modèles de meubles archives, rayonnage à échelle ouverture ou pleine, rayonnages  à tablettes ou longerons, rayonnage tubulaire, ou armoire métallique, voir encore meubles spécifiques tels que les meubles à plans. Découvrez les critères de choix du bon produit.

Meuble archives, armoire métallique à portes coulissantes pour dossiers à sangles, avec séparateurs.
Armoire mobile tôlé PROFILTOL - archives en pochettes à sangles
  • Une armoire archives fera un excellent meuble archives de bureau. Elle permet un archivage de proximité discret et sécurisé.
  • Dans une salle archive elle permet de contrôler l’accès aux documents confidentiels.
  • Les armoires de bureau disposent de tablettes métalliques et de portes battantes ou coulissantes.
Meuble archives, étagère à tablette métallique, profondeur 350 mm, peinture epoxy blanc
Rayonnage à échelles ouvertes HERCULE - boîtes archives
  • Un rayonnage archives sera conseillé pour l’équipement de salles archives fermées non accessibles par les visiteurs.
  • L’accès aux documents est rapide et les nombreux accessoires permettent d’identifier clairement leur position 
  • Les rayonnages archives existent en plusieurs version: échelles ouvertes ou fermées, à tablettes ou longerons.
  • Notre gamme de rayonnage archive  tôlé PROFILTOL permet de combiner sur une même installation des travées fermées par des portes et des travées ouvertes.

MEUBLE A PLANS

Meuble archives, meuble à plan 10 tiroirs poignées plastique, format A1
Meuble à plans 10 tiroirs
  • Les meubles à plan sont des mobiliers spécifiquement destinés à la conservation à plats des grands formats.
  • Plusieurs formats sont disponibles.

Ouvert ou fermé

  • Les archives sont souvent positionnées dans des caves ou greniers, où les conditions climatiques ne sont pas optimales. Le taux d’humidité est parfois très élevé, ce qui peut causer la détérioration de vos documents. D’autres risques existent tels que destruction accidentelle, poussières, fuites d’eau, rongeurs, etc… Enfin certaines archives confidentielles ne doivent pas être facilement accessibles.
  • L’armoire métallique est fermée. Equipée d’une serrure elle permet de sécuriser l’accès aux archives confidentielle. Les armoires sont disponibles en version à porte battante ou coulissante.
  • Le rayonnage métallique est ouvert. Il est plus économique qu’une armoire il facilite aussi l’accès et la circulation de l’air lorsqu’il n’y a pas d’impératif de sécurité.
  • Echelles ouvertes ou fermées : Les échelles ouvertes favorisent l’aération et la conservation en milieu potentiellement humide. Les échelles fermées assurent une meilleure protection.

La modularité

  • Pour optimiser le capacité de stockage de votre meuble archives, les dimensions utiles de votre meuble archive doit être les plus proche possibles de celle de vos documents.
  • Parallèlement des meubles fabriquez sur mesure en hauteur et en longueur permettent une meilleure exploitation des volumes disponibles.
  • La possibilité de régler la hauteur des niveaux de tablettes est un critère important pour maximiser le nombre de niveaux sur la hauteur du rayonnage.
  • FERALP propose des étagères réglables au pas de 25 mm sur ses rayonnages à tablettes permettant par exemple de stoker 7 niveaux de boites archives sur un rayonnage de hauteur 2180 mm.

Les possibilités de mise en oeuvre

  • Installation fixe ou mobile, sur un ou deux niveau.
  • En exploitant au maximum l’espace disponible, certaines installations offrent plus de capacité de rangement que d’autres.

Les accessoires

  • Séparateurs fixes ou coulissants, tiroirs, accessoires d’identification, caissons, etc…
  • Les accessoires sont souvent indispensables pour un bon classement des archives..

Matériaux et finition des meubles archives

  • Bois ou acier : Le bois est plus économique, mais moins résistant que l’acier. Il peut se détériorer avec les années. Il n’est pas recommandé pour la conservation des archives définitives.
  • Tablettes métalliques : Les rayonnages à tablettes pleines sont recommandés pour les archives contemporaines en boites standards. Leur surface lisse constitue un support homogène pour la boite archive et ne risque pas de les endommager. 
  • Tablettes tubulaires: elles doivent impérativement  être utilisées avec le revêtement isorel ou acier. A défaut les boites archives s’abimeront à chaque mouvement.
  • Les longerons autorisent des  travées de plus grande longueurs et des charges plus lourdes, pour le stockage des plus grands formats.
  • Peinture Epoxy ou acier galvanisé : L’acier galvanisé est plus économique que la peinture époxy. Malheureusement l’acier galvanisé peut se couvrir de rouille blanche en présence d’humidité ou en cas de variation brutale des températures. Il est alors difficile à nettoyer. Son utilisation n’est pas recommandée pour l’archivage de longue durée. La peinture époxy est disponible dans de nombreux coloris RAL. Vos meubles archives peuvent être personnalisés à vos couleurs.

CHOISIR SON MEUBLE ARCHIVES EN FONCTION DE LEUR AGE

Les archivistes classent les archives selon 3 “âges” :

  • Les archives courantes
    On doit y accéder fréquemment. Elles sont conservées dans les bureaux, à proximité des postes de travail.
  • Les archives intermédiaires
    Elles doivent être conservées pour une durée courte, résultant souvent d’une obligation légale. Les fréquences d’accès sont limitées et on les entrepose généralement dans des espaces éloignés et peu fréquentés. Leur intérêt est limité et le budget alloué à leur conservation l’est également.
  • Les archives définitives
    Elles doivent être conservées pour une durée longue, voire illimitée.
    Leur intérêt est important pour la conservation des documents juridiques, historiques ou culturels.
    Dans leurs instruction DITN/RES/2008/005, les archives nationales ont émis un certain nombre de recommandations pour leur conservation. 

Les archives courantes

Meuble archives, armoire métallique profondeur 370 mm, à portes coulissantes, pour dossiers suspendus.
Armoire archive mobile tôlé PROFILTOL - archives en dossier suspendu

Une armoire archive permettra de protéger les documents et de les masquer à la vue des visiteurs.

 

L’espace disponible étant souvent limité ou coûteux, on aura avantage à choisir une armoire mobile.

LES ARCHIVES INTERMÉDIAIRES

Meuble archives, rayonnage archive profondeur 350 mm, à échelle ouverte et croisillons, pour boites archives
Rayonnage archives à échelles ouvertes HERCULE - boîtes archives à l'italienne

Lorsque les archives sont protégées par des boites archives de qualité, un rayonnage archive à échelle ouverte sera tout à fait suffisant. On aura tendance à privilégier les solutions les plus économiques, utilisant parfois du bois, comme :

Dans les autres cas un rayonnage tôlé galvanisé offrira un excellent rapport qualité prix.

LES ARCHIVES DÉFINITIVES

Meuble archives, rayonnage archive profondeur 250 mm, à échelle pleine et croisillons, pour boites archives
Rayonnage mobile archives PROFILTOL - boites archives à la française

On choisira la solution offrant les meilleures garanties de conservation dans le temps :

Dans tous les cas, on évitera ici l’utilisation du bois.

La durée de conservation étant par définition illimitée, on l’utilisation d’un rayonnage mobile permettra d’augmenter la capacité de stockage.

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