Rangement archives :
le bon choix pour vos archives
Votre rangement archives doit répondre à plusieurs objectifs. Découvrez les critères à prendre en compte dans votre choix. La méthode de classement des archivistes selon les “trois âges” peut vous guider.
Découvrez nos principales gammes de rangements archives :
Il existe de nombreux modèles de rangement archives : rayonnage à échelle ouverte ou pleine, rayonnages à tablettes ou longerons, rayonnage tubulaire, ou armoire métallique, voir encore des meubles spécifiques tels que les meubles à plans.
- Un rayonnage archives sera conseillé pour l’équipement de salles archives fermées non accessibles par les visiteurs.
- L’accès aux documents est rapide et les nombreux accessoires permettent d’identifier clairement leur position.
- Les rayonnages archives existent en plusieurs version : échelles ouvertes ou fermées, à tablettes ou longerons.
- Notre gamme de rayonnage archive tôlé PROFILTOL permet de combiner sur une même installation des travées fermées par des portes et des travées ouvertes.
- Une armoire archives fera un excellent rangement d’archives de bureau. Elle permet un archivage de proximité discret et sécurisé.
- Dans une salle archive, elle permet de contrôler l’accès aux documents confidentiels.
- Les armoires de bureau disposent de tablettes métalliques et de portes battantes ou coulissantes.
Meuble à plans
- Le meuble à plan est un mobilier spécifiquement destiné à la conservation à plat des grands formats.
- Plusieurs formats sont disponibles.
5 critères à prendre en compte dans le choix d'un rangement archives
Un rangement ouvert ou fermé
Définissez les risques pour vos archives
Les archives sont souvent positionnées dans des caves ou greniers, où les conditions climatiques ne sont pas optimales. Le taux d’humidité est parfois très élevé, ce qui peut causer la détérioration de vos documents.
D’autres risques existent tels que la destruction accidentelle, les poussières, les fuites d’eau, les rongeurs…
Enfin certaines archives confidentielles ne doivent pas être facilement accessibles.
- L’armoire archive est fermée et peut être équipée d’une serrure elle permet de sécuriser l’accès aux archives confidentielles. Les armoires sont disponibles en version à porte battante ou coulissante.
- Le rayonnage archive est ouvert. Il facilite l’accès et la circulation de l’air lorsqu’il n’y a pas d’impératif de sécurité.
Il est aussi plus économique qu’une armoire. - Echelles ouvertes ou fermées des rayonnages archives : les échelles ouvertes favorisent l’aération et la conservation des archives en milieu potentiellement humide.
Les échelles fermées assurent une meilleure protection.
Une modularité de rangement
Définissez le format de vos archives
Pour optimiser la capacité de stockage de votre rangement archives, les dimensions utiles de votre rangement archive doivent être les plus proches possibles de celle de vos documents.
- La possibilité de régler la hauteur des niveaux de tablettes est un critère important pour maximiser le nombre de niveaux sur la hauteur du rayonnage.
- FERALP propose des étagères réglables au pas de 25 mm sur ses rayonnages à tablettes permettant par exemple de stocker 7 niveaux de boites archives sur un rayonnage de hauteur 2180 mm.
Les possibilités de mise en œuvre
Définissez la surface et la hauteur allouées à vos archives
Avec les dimensions précises de votre local en longueur, largeur et hauteur, vous pouvez définir quel rangement archives sera le plus efficace.
Des rangements archives fabriqués sur-mesure en hauteur et en longueur permettent une meilleure exploitation des volumes disponibles.
Plusieurs possibilités pour le rangement de vos archives en fonction de votre local :
- Installation fixe ou mobile.
- Installation sur un ou deux niveaux.
- Accès simple face, double face ou double accès.
En exploitant au maximum l’espace disponible, certaines installations offrent plus de capacité de rangement que d’autres.
Les accessoires de rangement d'archives
Définissez votre besoin en accessoires
Les accessoires sont souvent indispensables pour un bon classement des archives, qu’il s’agisse de signalétique pour retrouver le bon rayonnage ou de tables pour la consultation de documents.
De nombreux accessoires peuvent vous être utiles pour vos rangements archives :
- Séparateurs fixes ou coulissants
- Tablettes abattantes ou coulissantes
- Signalétique, indicateurs de travée, porte-fiches, supports d’étiquettes…
- Table de travail
- Escabeaux roulants
Matériaux et finitions des rangements pour archives
Définissez le niveau de finition souhaité
Le choix de finition de votre rangement archives influence la bonne conservation de vos archives et la longévité de votre rayonnage.
Les finitions sont à définir en fonction de la durée de vos archives : pour les archives longue durée, il est recommandé d’utiliser des matériaux solides qui dureront dans le temps.
- Bois ou acier : le bois est plus économique, mais moins résistant que l’acier. Il peut se détériorer avec les années. Il n’est pas recommandé pour la conservation des archives définitives, tandis que l’acier est plus solide et durable.
- Peinture Epoxy ou acier galvanisé : l’acier galvanisé est plus économique que la peinture époxy. Malheureusement l’acier galvanisé peut se couvrir de rouille blanche en présence d’humidité ou en cas de variation brutale des températures, le rendant difficile à nettoyer. Son utilisation n’est pas recommandée pour l’archivage de longue durée. La peinture époxy est disponible dans de nombreux coloris RAL. Vos rangements archives peuvent être personnalisés à vos couleurs.
- Les tablettes métalliques : les rayonnages à tablettes pleines sont recommandés pour les archives contemporaines en boîtes standards. Leur surface lisse constitue un support homogène pour la boîte archive et ne risque pas de les endommager.
- Les tablettes tubulaires : elles doivent impérativement être utilisées avec le revêtement isorel ou acier. A défaut, les boites archives s’abimeront à chaque mouvement.
- Les longerons : ils permettent des travées de plus grandes longueurs et des charges plus lourdes, pour le stockage des plus grands formats.
Choisir son rangement archives en fonction de leur âge
Les archivistes classent les archives selon 3 « âges » :
Rangement pour
archives
courantes
On doit y accéder fréquemment. Elles sont conservées dans les bureaux, à proximité des postes de travail.
Une armoire permettra de protéger les documents et de les masquer à la vue des visiteurs.
Lorsque l’espace disponible est limité et/ou coûteux, on aura avantage à choisir une armoire mobile.
Rangement pour
archives intermédiaires
Elles doivent être conservées pour une durée courte, résultant souvent d’une obligation légale.
Les fréquences d’accès sont limitées et on les entrepose généralement dans des espaces éloignés et peu fréquentés. Leur intérêt est limité et le budget alloué à leur conservation l’est également.
Lorsque les archives sont protégées par des boites archives de qualité, un rayonnage archive à échelle ouverte sera tout à fait suffisant. On aura tendance à privilégier les solutions les plus économiques, utilisant parfois du bois, comme :
- le rayonnage archives à tablettes métalliques HERCULE,
- le rayonnage archives platelage bois PROFILPLUS.
Dans les autres cas un rayonnage tôlé galvanisé offrira un excellent rapport qualité prix.
Rangement pour
archives définitives
Elles doivent être conservées pour une durée longue, voire illimitée.
Leur intérêt est important pour la conservation des documents juridiques, historiques ou culturels.
Dans leurs instructions DITN/RES/2008/005, les archives nationales ont émis un certain nombre de recommandations pour leur conservation.
On choisira la solution offrant les meilleures garanties de conservation dans le temps :
- le rayonnage archives tôlé PROFILTOL à simple peau,
- le rayonnage tôlé PROFILBIBLIO à double peau pour la conservation des biens de valeur.
Dans tous les cas, on évitera ici l’utilisation du bois.
La durée de conservation étant par définition illimitée, l’utilisation d’un rayonnage mobile permettra d’augmenter la capacité de stockage.
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