Rayonnages pour les archives d'études notariales
FERALP vous accompagne dans le choix de rayonnages adaptés à la classification de vos archives notariales. Optimisez vos volumes de stockage et maîtrisez vos coûts !
Maîtriser les coûts de stockage de vos documents
FERALP est un spécialiste du rayonnage pour étude notariale. Nous concevons et fabriquons des solutions modulaires permettant d’exploiter au maximum les espaces disponibles pour optimiser les volumes stockés et réduire le coût de l’archivage.
L’activité notariale se traduit par une production abondante de documents. Malgré l’arrivée des solutions numériques, l’obligation de conservation des archives pendant plus de 75 ans se traduira encore longtemps par la nécessité de conserver des volumes importants d’archives papier.
Nous pouvons étudier une solution optimisée adaptée à vos propres locaux.
Classification des archives notariales
Les archives notariales dont nous parlons ici doivent être comprises au sens large, c’est-à-dire celui recouvrant l’ensemble des documents produits par l’étude notariale.
La classification des archives est une étape indispensable précédant toute proposition d’aménagement. Elle permet d’identifier la solution optimale dans chaque cas.
Il faut considérer en premier lieu deux critères liés au contenu pour codifier et organiser les documents de l’étude notariale :
- le cadre juridique applicable qui différencie les archives du domaine privé auxquelles s’appliquent les règles de droit commun et les archives du domaine public (les actes notariés) dont la durée de conservation n’est pas limitée et pour lesquelles s’appliquent des règles de confidentialité, de mise à disposition du public et des chercheurs au-delà d’un délai allant de 75 à 100 ans.
- la classification des documents utilisés par les archivistes qui définit des règles et bonnes pratiques en fonction de la durée de conservation des documents.
| CLASSIFICATION JURIDIQUE | CLASSIFICATION ARCHIVISTIQUE | |
| Les archives du domaine privé : dossiers clients et comptabilité de l’étude | Les archives vivantes : dossiers en cours ou récents | Les archives intermédiaires : elles doivent être conservées pendant une durée limitée et leur conservation n’est pas soumise à des règles particulières |
| Les archives du domaine public : minutes et répertoires | Les archives définitives : elles doivent être conservées pendant 75 ans au sein de l’étude puis reversées dans les archives nationales ou archives départementales où elles seront conservées pour une durée illimitée et mise à disposition du public |
- la forme des documents : les solutions seront différentes selon qu’il s’agisse de stocker des dossiers, des boîtes ou des ouvrages reliés,
- le lieu de stockage : les contraintes seront différentes selon que la conservation se fasse au sein même de l’étude, dans des zones accessibles au public, dont l’accès est réservé ou dans un local dédié (salle d’archive, cave ou grenier).
| Pour en savoir plus :
www.notaires.fr www.legifrance.gouv.fr |
Choisir le bon rayonnage pour étude notariale
ARMOIRES DE BUREAU POUR LES ARCHIVES VIVANTES OU DE PROXIMITÉ
Les armoires de bureau modulaires sont particulièrement adaptées au stockage des dossiers clients, de la comptabilité ou des minutiers, au sein même de l’étude.
Elles sont entièrement fermées. En face avant, des portes battantes ou coulissantes peuvent être verrouillés par clé. Elles assurent ainsi une parfaite protection des documents stockés :
- contre la lumière et la poussière,
- contre le vol,
- stockage dans des bureaux, couloirs ou salles de réunion,
- stockage de dossiers comprenant des feuilles volantes, dossiers à sangles, dossiers suspendus,
- stockage d’archives sensibles ou de valeurs.
- Les armoires de bureau de largeur utile 250 mm sont particulièrement adaptées au stockage de dossiers clients ou de minutiers.
- On pourra stocker 6 niveaux de minutiers de hauteur 300 mm sur un rayonnage de hauteur 2130 mm.
Les armoires peuvent recevoir les équipements spécifiques aux impératifs du notariat :
serre-livres, tiroirs, compartiments, tablettes de consultation, cadres pour dossiers suspendus…
Les armoires de bureau modulaires PROFILTOL de FERALP peuvent également :
- être installées sur des structures mobiles pour densifier votre installation,
- être fabriquées à vos mesures pour exploiter au mieux les volumes disponibles,
- être équipées de façades décorées ou fabriquées à vos couleurs pour améliorer la qualité de l’environnement de travail.
LES RAYONNAGES POUR BOÎTES ARCHIVES
Les étagères à tablettes tôlées sont particulièrement adaptées au stockage des dossiers clients ou de la comptabilité en boîtes archives dans un local dédié (salles archives, caves ou greniers adaptés).
Elles permettent de réaliser des installations de stockage très économiques, sans utilisation de bois ni d’isorel dont l’usage est interdit dans les applications d’archivage. Elles existent en version peinte (peinture EPOXY, plus qualitative) ou galvanisée (plus économique mais susceptible de rouiller).
Entièrement ouvertes, les étagères ne protègent ni de la lumière, ni de la poussière.
Elles sont particulièrement adaptées dans les cas suivants :
- stockage en boîtes archives pour une durée limitée à quelques années,
- stockage dans des salles dédiées et fermées à clés.
- Les rayonnages de largeur utile 350 mm sont particulièrement adaptés au stockage de boîtes archives « à l’italienne ».
- On pourra stocker 7 niveaux de minutiers de hauteur de 250 mm sur un rayonnage de 2130 mm.
- être installés sur des structures mobiles pour densifier votre installation,
- être fabriqués à vos mesures pour exploiter au mieux les volumes disponibles,
- être équipés de façades décorées ou fabriquées à vos couleurs pour améliorer la qualité de l’environnement de travail.
L’ARCHIVAGE DES DOSSIERS À SANGLES OU MINUTIERS HORS BOÎTES ARCHIVES
Les rayonnages tôlés sont particulièrement adaptés pour l’archivage de dossiers clients en dossiers à sangles et des minutiers dans un local dédié (salles archives, caves ou greniers adaptés). Ils sont composés de tablettes et de parois tôlées. En face arrière, ils sont équipés soit de fonds tôlés, soit de croisillons.
Ces rayonnages assurent une protection partielle des documents stockés :
- ils protègent mieux de la lumière et de la poussière que les rayonnages à tablettes à échelles ouvertes,
- les faces latérales tôlées réduisent les risques de chutes de documents.
- stockage en boîtes archives pour des durées longues,
- stockage hors boîtes dans des salles dédiées et fermées à clés.
Ainsi par exemple :
- Un rayonnage de largeur utile de 250 mm est particulièrement adapté au stockage de minutiers,
- On pourra stocker 6 niveaux de minutiers de hauteur 300 mm sur un rayonnage de hauteur 2130 mm.
- être installées sur des structures mobiles pour densifier votre installation,
- être fabriqués à vos mesures pour exploiter au mieux les volumes disponibles.
Rayonnage mobile compact
Toutes les armoires de bureau et tous les rayonnages FERALP peuvent être installés sur des bases mobiles pour augmenter le volume stocké par m2.
- soit diviser par deux la surface nécessaire à votre mobilier,
- soit doubler votre capacité de stockage
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