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Découvrez notre guide des archives notariales

FERALP accompagne les études notariales dans l’organisation de leur rangement et la préservation de leurs archives papier. Ce guide pratique vous précise les règles d’archivage pour tous les documents relevant du domaine public.

Pourquoi un guide sur les archives notariales physiques ?

La place du papier est centrale dans une étude. Mais le temps peut manquer et la problématique est parfois traitée rapidement, avec des intervenants non spécialisés.

Ce guide a pour vocation de rappeler les informations de base à considérer lors d’un projet d’aménagement d’une étude notariale ou d’une salle d’archives.

Il vous évitera probablement quelques erreurs dans le choix de vos investissements et vous accompagnera dans la préservation de vos archives.

Extrait du guide pratique « Les archives papier de l’étude notariale »

Les archives notariales sont incontournables pour la justification des droits de chacun. Les statistiques de communication des archives départementales placent d’ailleurs les archives notariales parmi les documents les plus consultés en salle de lecture (jusqu’à 20% des consultations).

Mais elles constituent également une source inégalable pour comprendre l’histoire socio-économique. Le plus ancien registre notarié de France a été établi en 1248. Il est conservé aux archives municipales de Marseille.

En tant qu’officier ministériel, le notaire doit assurer la bonne conservation des archives relevant du domaine public, assurer la libre communication des actes de plus de 75 ans qu’il conserve (100 ans si des mineurs sont concernés) et reverser les actes de plus de 75 ans aux archives départementales ou aux archives nationales.

Pour cela, il doit porter une attention toute particulière aux conditions de stockage et de conservation de ses archivages, et notamment au choix du local archives, à son équipement et à la manière dont les archives sont emballées et identifiées.

Il a également la responsabilité de préserver l’intégrité des documents en cas de sinistre.

Les informations présentées ci-après concernent avant tout l’archivage des documents relevant du domaine public (celles pour lesquelles les contraintes sont les plus importantes). Elles veulent être une synthèse rapide et pratique à l’usage du notaire et de ses collaborateurs qui préparent un investissement en matière d’archivage physique. »

Table des matières du guide pratique

L’ÉTUDE NOTARIALE ET SES ARCHIVES5
Qu’appelle-t-on des archives5
Les archives selon leur âge5
Les deux catégories d’archives notariales5
La conservation des archives notariales5
 LES ARCHIVES, LEUR FORME ET LEUR VOLUME7
 Les différentes formes d’archives7
 Le volume des archives7
LE RAYONNAGE ARCHIVES8
LE LOCAL ARCHIVES ET SON AMÉNAGEMENT12
Caractéristiques des salles archives11
Caractéristiques recommandées pour la préservation des risques12
Caractéristiques recommandées pour une bonne conservation13
MESURES A PRENDRE EN CAS DE SINISTRE15
DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE POUR ALLER PLUS LOIN16
 
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